La videoconferenza è utilizzata dal 58% delle aziende(nuova finestra) come parte delle loro normali attività. Ha consentito alle imprese di ridurre i costi di viaggio, assumere talenti da qualsiasi parte del mondo e mantenere i team connessi anche quando si trovano a chilometri di distanza.
Ma ogni nuovo strumento comporta un compromesso. Quando sposti conversazioni riservate — come negoziazioni di contratti, pianificazione finanziaria o strategie con i clienti — su Internet, apri anche la porta a potenziali rischi.
Vediamo come le aziende utilizzano effettivamente questa tecnologia, i rischi nascosti a cui devi prestare attenzione e come scegliere uno strumento che protegga la tua reputazione.
Cos’è la videoconferenza?
Probabilmente avrai sentito parlare spesso di “videoconferenza” ultimamente. Se sei un imprenditore che si è sempre affidato a telefonate o incontri di persona, potresti chiederti: “Ne ho davvero bisogno?” o “Come posso farlo senza esporre la mia azienda a rischi?”.
La videoconferenza è una tecnologia in tempo reale per ospitare riunioni tramite video e audio in diretta su Internet. Invece di attraversare la città in auto o prenotare un volo, usi un computer o uno smartphone per vedere e sentire i tuoi colleghi o clienti in tempo reale.
In che modo le aziende utilizzano la videoconferenza nelle loro attività quotidiane?
Le videochiamate hanno sostituito molte delle tradizionali interazioni di persona. Ecco come aiutano la tua azienda a funzionare meglio:
Mantenere i team allineati
Che il tuo team si trovi nell’ufficio accanto o dall’altra parte del mondo, le videochiamate prevengono il problema del “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. Vedersi in faccia aiuta a cogliere subito le incomprensioni, che spesso si perdono in lunghe catene di email. In questo modo i progetti proseguono senza intoppi e si evitano costosi rifacimenti.
Costruire la fiducia dei clienti
Aspettare settimane per programmare un incontro di persona può frenare l’entusiasmo. La videoconferenza ti consente di connetterti immediatamente con un cliente. Puoi leggere il suo linguaggio del corpo, condividere lo schermo per illustrargli una proposta e costruire quel rapporto personale che conclude le trattative. È professionale e personale, senza le spese di viaggio.
Assumere i migliori talenti, più velocemente
Non devi limitare le assunzioni a chi vive a breve distanza. I colloqui video ti consentono di effettuare valutazioni approfondite e faccia a faccia con candidati in qualsiasi parte del mondo. In questo modo acceleri il processo di assunzione, assicurandoti di non perdere i migliori talenti a favore di concorrenti più veloci.
Prendere decisioni quando conta
Quando si verifica una crisi o si presenta un’opportunità di mercato, non puoi aspettare che il tuo team dirigenziale si riunisca in una sala riunioni. Le videochiamate ti consentono di riunire all’istante i decisori chiave, così da poter agire con decisione e proteggere gli interessi della tua azienda.
I rischi di sicurezza nascosti dei servizi di videoconferenza
Sebbene la videoconferenza offra enormi vantaggi, introduce nuove sfide che molti imprenditori trascurano.
Poiché queste conversazioni viaggiano su Internet, possono essere intercettate se non adeguatamente protette.
Il problema della “porta aperta”
La maggior parte delle principali piattaforme video crittografa la chiamata durante il trasferimento, ma la decrittografa sui propri server. Ciò significa che l’azienda che ospita la chiamata — e chiunque violi il suo server — potrebbe tecnicamente accedere alla tua conversazione. Se lavori con dati riservati dei clienti o strategie proprietarie, questo è un rischio significativo.
Raccolta dati e privacy
Alcune piattaforme gratuite o supportate da annunci raccolgono dati dalle tue chiamate per addestrare la loro IA o mostrarti annunci mirati. Ciò significa che le tue discussioni di lavoro riservate potrebbero essere archiviate, analizzate o condivise a tua insaputa.
Rischi legali e di conformità
Se operi in un settore regolamentato (come la finanza, la sanità o la legge), l’uso di una piattaforma non sicura può causare gravi problemi. Violare le leggi sulla protezione dei dati come il GDPR o l’HIPAA può comportare pesanti sanzioni, responsabilità legali e danni alla tua reputazione professionale.
La trappola delle “terze parti”
Molti strumenti si integrano con altre app (come i calendari o i software di gestione dei progetti). Sebbene siano comodi, questi collegamenti di terze parti spesso operano in base alle proprie informative sulla privacy, creando punti ciechi in cui i tuoi dati potrebbero essere esposti.
Come scegliere lo strumento di videoconferenza giusto per la tua azienda
Non serve essere un esperto di tecnologia per fare una scelta intelligente. Quando valuti gli strumenti di videoconferenza, rispondi a queste sei domande:
- Soddisfa le tue esigenze di base?
Trova il giusto equilibrio tra il pagare troppo per funzionalità che non userai e l’accontentarti di uno strumento che va in crash durante la presentazione a un cliente.
- È facile da usare?
Se il tuo team può partecipare a una chiamata in pochi secondi e se i tuoi clienti possono farlo senza dover scaricare software complessi o creare un account, diventerà il loro mezzo di comunicazione preferito.
- Come vengono protette le tue chiamate?
Le chiamate crittografate end-to-end implicano che nessuno nel mezzo, nemmeno il provider, può vederle o ascoltarle.
- Dove vengono archiviati i tuoi dati?
Le leggi sui dati variano da Paese a Paese. I provider con sede in Paesi dotati di severe leggi sulla privacy (come la Svizzera) offrono una migliore protezione legale contro le ingerenze governative e le normative deboli sui dati.
- Il provider è affidabile?
Se un servizio è gratuito, potresti essere tu il prodotto. Controlla la reputazione del provider. Ha una storia di priorità alla privacy? Le sue affermazioni sulla sicurezza sono sottoposte a audit indipendenti?
- Si integra in modo sicuro?
Se hai bisogno di integrazioni, assicurati che non creino inutili falle di sicurezza. A volte, uno strumento sicuro autonomo è più sicuro di una “suite” che condivide dati tra molte app.
Proteggi la tua azienda con un software di videoconferenza sicuro
La soluzione “facile” è scegliere lo strumento gratuito più diffuso. Ma la strada più semplice può comportare costi nascosti per la tua sicurezza e reputazione.
Se tratti i dati dei tuoi clienti e le conversazioni aziendali con la stessa cura con cui tratti il tuo ufficio fisico, hai bisogno di uno strumento progettato per garantire questo livello di fiducia.
Proton Meet è stato realizzato dallo stesso team che ha creato Proton Mail seguendo proprio questa filosofia. È progettato per le aziende che non possono permettersi di scendere a compromessi sulla privacy.
- Crittografia per impostazione predefinita: ogni chiamata è protetta con la crittografia end-to-end. Nessuno, nemmeno Proton, può accedere alle tue conversazioni.
- Nessuna raccolta di dati: le tue chiamate non vengono utilizzate per addestrare l’IA o mostrare annunci pubblicitari.
- Leggi svizzere sulla privacy: con hosting in Svizzera, i tuoi dati godono di alcune delle tutele legali più forti al mondo.
- Open source: il nostro codice è open-source, pronto per essere verificato da esperti indipendenti, a riprova delle nostre affermazioni sulla sicurezza.
Puoi ospitare discussioni di lavoro riservate, inserire nuovi assunti o chiudere accordi con i clienti sapendo che le tue conversazioni rimarranno strettamente riservate tra te e loro.
Domande frequenti
- Qual è la differenza tra videoconferenza e videochiamata?
Spesso questi termini vengono usati come sinonimi. In genere, con “videochiamata” si intende una conversazione a due, mentre “videoconferenza” implica una riunione di gruppo con funzionalità come la condivisione dello schermo e i controlli dei partecipanti. Tuttavia, la maggior parte degli strumenti moderni gestisce entrambe le cose in modo ottimale.
- La videoconferenza è sicura?
Dipende interamente dallo strumento che scegli. Molte piattaforme popolari non sono sicure per i dati aziendali sensibili. Strumenti come Proton Meet utilizzano la crittografia end-to-end per garantire che solo tu e i partecipanti possiate accedere alla chiamata, rendendolo una scelta sicura per le aziende.
- Qual è la piattaforma migliore per le videoconferenze?
Per le aziende che danno priorità alla sicurezza e alla privacy, Proton Meet è la scelta migliore. Offre le classiche funzionalità che ti aspetti, come la condivisione dello schermo, video di alta qualità e facilità d’uso, ma con un design incentrato sulla privacy che garantisce che i tuoi dati non vengano mai venduti, condivisi o che terze parti vi abbiano accesso.
